Charte de vie privée

Qui sommes-nous ?

Dernière mise à jour réalisée le 06 avril 2020.

La SA CIVADIS (ci-après également dénommée « CIVADIS », « Notre société », « nous ») veille au respect de la législation européenne et belge concernant la protection de vos Données personnelles.

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La présente Politique Vie privée (ci-après la « Politique ») donne un aperçu des Données à caractère personnel (ci-après, les « Données » ou « Données personnelles ») qui sont traitées par la CIVADIS, des finalités des traitements, des durées de conservation et du partage de ces Données avec des tiers, de vos droits relatifs à vos Données et des mesures mises en place par CIVADIS pour protéger celles-ci.

1. Quand la présente politique s’applique-t-elle ?

Les Données que vous nous communiquez pour nous permettre de réaliser nos services et que vous générez au cours de votre visite sur notre site Web sont généralement des Données à caractère personnel.

Par « Données à caractère personnel », on entend, toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, etc.

Ainsi, certaines de vos Données peuvent entre autres être collectées par CIVADIS lorsque :

  • Vous visitez notre site Web (y compris nos pages sur les réseaux sociaux) ou utilisez certains de nos services via notre Extranet
  • Vous vous rendez dans nos locaux ;
  • Vous devenez client ou utilisateur de nos solutions ;
  • Vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
  • Vous vous abonnez à nos newsletters ;
  • Vous répondez à nos invitations (démonstrations, etc.);
  • Vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition ;

Les données personnelles sont collectées et traitées afin de :

  • Vous informer ;
  • Répondre à vos questions ;
  • Traiter les dossiers qui vous concernent.

CIVADIS traite vos Données sur les bases juridiques suivantes :

  1. Afin de respecter toutes les obligations légales, réglementaires et administratives auxquelles elle est soumise ;
  2. Dans le cadre de l’exécution de vos contrats (ou marchés publics) ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande ;
  3. Pour des raisons qui relèvent de son intérêt légitime, au premier rang desquelles figurent :
    • la sécurité des biens et des personnes, ainsi que des réseaux et systèmes informatiques de CIVADIS ;
    • la connaissance de ses clients et de ses prospects, en vue de les informer de ses activités, produits et services ;

Dans tous ces cas, CIVADIS veille alors à préserver un juste équilibre entre ces intérêts légitimes et le respect de votre vie privée ;

   4. Le cas échéant, lorsqu’elle a obtenu votre consentement.

CIVADIS ne conserve vos Données personnelles que pour la durée nécessaire au traitement pour lesquelles elles ont été collectées.

Cela implique que les Données traitées sont conservées pendant toute la durée du contrat, la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation et la réglementation applicable.
La durée de conservation varie en fonction du type de données et de réglementations.

Si les Données traitées le sont en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause les traitements qui ont déjà été réalisés dans le passé sur la base de ce consentement.

Notre Politique est d’application pour tout client de CIVADIS et, de façon générale, pour toute personne entrant en contact avec Notre société.

Elle s’applique dès lors en cas de visites dans nos bureaux, lors de consultations de notre site Web, lors de l’utilisation de nos services proposés sur notre Extranet et/ou encore lors de notre assistance téléphonique.

Les termes “vous” et “votre” (ou tout terme assimilé) désignent nos clients, les personnes associées à nos clients, les contacts, fournisseurs, demandeurs d’emploi, collaborateurs et visiteurs du site Web de CIVADIS.

2. Qui est le responsable du traitement des Données ?

Le « responsable du traitement » de vos Données à caractère personnel est l’entité juridique suivante :
CIVADIS SA (abrégé CIVADIS)
Rue de Néverlée 12, 5020 Namur
Numéro d’entreprise: 0861.023.666
E-mail : gdpr@civadis.be

La SA CIVADIS a désigné un Délégué à la protection des Données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») qui est votre point de contact pour toutes questions ou requêtes en lien avec le traitement de vos Données.
GDPR Agency
Chemin du Cyclotron, 6 – 1348 Louvain-la-Neuve
E-mail : dpo@civadis.be

3. Quand et comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Dans la plupart des cas, nous récoltons les Données personnelles (i) auprès de nos clients et/ ou utilisateurs de nos solutions ou (ii) auprès des personnes qui manifestent le souhait d’assister à l’un de nos événements et/ou de recevoir nos communications ou (iii) auprès de nos collaborateurs et sous-traitants.


La SA CIVADIS gère vos Données comme suit :
3.1 SITE INTERNET DE CIVADIS
Le Site Internet https://www.civadis.be est édité et géré par CIVADIS.
Vous pouvez consulter notre site Web en tant que simple visiteur sans vous enregistrer. Dans ce cas, nous ne collectons aucune information personnelle à votre sujet, sauf dans une mesure limitée grâce à l’utilisation de cookies (Cf point 11 ci-après).
Toutefois, dans le cadre de la gestion et du fonctionnement de son site, en sa qualité de responsable de traitement, CIVADIS est susceptible de collecter les Données personnelles.
Ces Données collectées sont uniquement utilisées pour répondre à votre demande, pour la gestion de notre relation (pré)contractuelle avec vous et pour promouvoir nos services.

3.1.1 Répondre à vos demandes – Finalité(s), catégories de Données et durée
Vos Données personnelles sont susceptibles d’être traitées par CIVADIS lorsque vous nous contactez pour nous poser une question, pour demander à recevoir une documentation, pour prendre rendez-vous avec un conseiller commercial ou encore pour formuler une plainte.
Les Données traitées sont vos nom, prénom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, organisation, fonction et une description de la question, requête ou plainte que vous adressez à CIVADIS.
La finalité du formulaire « Contactez-nous » est de permettre à CIVADIS de répondre à la requête pour laquelle vous avez complété le formulaire. Les Données ne sont conservées et traitées que dans le cadre du contact établi.
Le fondement légal du traitement est votre consentement.

Le fondement légal du traitement est votre consentement si vous vous êtes inscrit à notre Newsletter via le site CIVADIS.be

3.1.2 Gérer votre participation à des événements – Finalité(s), catégories de Données et durée
CIVADIS organise régulièrement des formations et des événements auxquels vous pouvez être invité. Pour la bonne organisation de ces événements, il est nécessaire de collecter certaines de vos Données personnelles (gestion des invitations, liste de présence, évaluation, organisation du catering, gestion de la sécurité, etc.)
Ce traitement peut également être nécessaire dans le cadre de la relation contractuelle et la fourniture de la prestation demandée. C’est le cas par exemple lorsqu’une formation fait partie du service commandé.
Les Données traitées sont vos nom, prénom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, organisation, fonction.
Nous conservons les Données le temps nécessaire à la bonne organisation de l’événement et jusqu’à l’échéance de nos obligations fiscales et comptables lorsque l’événement est facturé. Seuls les noms, prénoms et adresses email peuvent faire l’objet d’une durée de garde supérieure lorsque ces Données sont utilisées dans le cadre du traitement d’envoi de notre Newsletter (voir supra) et pour lequel, l’exercice du droit d’opposition est possible.
Le fondement légal du traitement est l’exécution d’un contrat ou d’une mesure pré-contractuelle.

3.1.3 Gérer votre candidature via notre page « Espace Carrières » – Finalité(s), catégories de Données et durée
Notre espace ‘Carrières’ est exclusivement dédié au recrutement et à la sélection du personnel et des intermédiaires.
Si vous nous adressez votre candidature, vos Données à caractère personnel collectées le sont dans le cadre du recrutement et de la sélection du personnel de la SA CIVADIS. En nous adressant votre CV personnel, vous choisissez de nous communiquer les Données à caractère personnel qui vous paraissent intéressantes à nous transmettre.
La base légale de ce traitement est l’exécution d’une mesure pré-contractuelle.

Vos Données sont conservées pour une durée maximale de 6 mois. A delà de cette période, si CIVADIS souhaite conserver votre candidature dans un but de réserve de recrutement, une demande de consentement spécifique à ce nouveau traitement sera sollicitée.

3.2 CAMÉRA DE SURVEILLANCE – Finalité, catégories de Données et destinataire(s) des Données
La vidéosurveillance a été mise en place dans le cadre de la politique de sécurité de CIVADIS. Les caméras de surveillance sont des systèmes d’observation fixes. Elles sont installées et utilisées dans un but de prévenir, constater ou déceler des infractions contre les personnes ou les biens (finalité visée à l’article 3 de la loi caméras).
Les caméras de surveillance permettent de traiter (collecter et enregistrer) des images. Les personnes concernées sont celles qui apparaissent sur ces images.
Vous serez filmé à l’entrée de nos bureaux situées sur le site de Namur et le site de Marche-en-Famenne via un système de caméra de surveillance :
Sur la base de notre intérêt légitime à gérer l’accès à nos locaux et à assurer la sécurité de nos bâtiments et des personnes qui s’y trouvent.
Pour assurer la sécurité de notre réseau et système d’information et pour prévenir ou détecter les menaces pour la sécurité.
Ces images sont donc exclusivement enregistrées afin de garantir la sécurité des biens et des personnes et d’éviter toutes infractions dont nos clients et nous-mêmes pourrions être victimes.
3.2.1 Durée
Les images sont conservées pour une durée d’un mois au maximum. Au-delà, les enregistrements sont systématiquement détruits.

3.3 REGISTRE DES VISITEURS  – Finalité, catégories de Données, destinataire(s) et durée de conservation des Données
Le registre des visiteurs a été mis en place sur la base de notre intérêt légitime à gérer l’accès à nos locaux et à assurer la sécurité de nos bâtiments et des personnes qui y sont présentes.
Il reprend les prénom et nom du visiteur, le nom de la société ou administration à laquelle il appartient, la plaque d’immatriculation de son véhicule, la personne qu’il vient rencontrer, la date et l’heure de la visite.
3.3.1 Durée

Ces Données sont conservées pendant 30 jours calendrier par le personnel en charge de vous accueillir.

3.4 RÉCEPTION DES LIVRAISONS (COLIS, COURRIERS, …) – Finalité, catégories de Données, destinataire(s) et durée de conservation des Données
Un registre de livraison est géré à l’Accueil. Il reprend la date de la livraison, l’organisme de livraison (ou la personne qui a transmis l’objet de la livraison à CIVADIS), les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le nom de la personne qui a réceptionné le colis, le courrier ou tout autre objet.
Ce registre a été mis en place sur la base de notre intérêt légitime afin de vérifier la bonne réception des objets qui nous sont transmis et à assurer la sécurité de nos bâtiments et des personnes qui y sont présentes.
3.4.1 Durée Ces Données sont conservées pendant 30 jours calendrier par le personnel en charge de réceptionner la livraison.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

4. A qui vos Données peuvent-elles être transmises ?

Vos Données sont susceptibles d’être communiquées aux sociétés partenaires de CIVADIS pour les finalités susvisées.
Dans le cadre de l’exécution de nos services, nous pouvons être amenés à sous-traiter, en tout ou en partie, certaines de nos missions à des sous-traitants techniques qui nous sont liés par contrats, notamment à des fins logistiques ou de service financier et d’assurance.
CIVADIS exige de ses sous-traitants qu’ils respectent la législation relative à la protection des Données et présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que le traitement réponde aux exigences de législation applicable en matière de protection des Données et garantissent la protection de vos droits.
Nous ne vendons pas ni ne divulguons, de quelque manière que ce soit, les Données que nous recueillons à votre sujet à des tiers.
Dans certaines circonstances, notre site Web et nos applications vous fourniront des plug-ins sociaux de différents réseaux sociaux. Si vous choisissez d’interagir avec un site de réseaux sociaux comme Linkedin ou Youtube (par exemple en enregistrant un compte), votre activité sur notre site ou via nos applications sera également accessible sur ce site de réseaux sociaux. Si vous êtes connecté(e) à un de ces réseaux sociaux durant votre visite sur un de nos sites ou applications ou si vous interagissez avec un des plug-ins sociaux, le site de réseaux sociaux pourra ajouter ces informations à votre profil respectif sur ce réseau en fonction de vos paramètres de protection de la vie privée. Si vous souhaitez empêcher ce type de transfert de données, veuillez vous déconnecter de votre compte de réseau social avant d’accéder à un de nos sites ou applications, ou modifier les paramètres de protection de la vie privée de l’application, si possible. Veuillez lire les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux pour des informations détaillées sur la collecte et le transfert des informations personnelles, sur vos droits et sur la façon dont vous pouvez obtenir un paramétrage satisfaisant en matière de protection de la vie privée.

5. CIVADIS traite-t-elle vos Données en dehors de l’espace économique européen ?

La SA CIVADIS ne traitera pas vos Données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE).

6. Comment protégeons-nous vos Données à caractère personnel ?

En tant que responsable de traitements, et conformément aux dispositions légales applicables, la SA CIVADIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

7. Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’une série de droits liés à vos Données :
7.1 Droit d’information
Ce droit est exercé via la présente Politique. Si parmi les Données traitées par CIVADIS figurent des Données à caractère personnel de votre personnel, nous vous invitons à leur faire prendre connaissance de la présente Politique.
Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’accès à vos Données vous concernant, afin de les compléter ou de les faire rectifier le cas échéant.
7.2 Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime sauf s’il existe des motifs impérieux et légitimes prévalant sur ceux-ci ou si le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de CIVADIS en justice.
7.3 Droit de retirer votre consentement
Si les Données traitées le sont en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause les traitements qui ont déjà été réalisés dans le passé sur la base de ce consentement.
7.4 Droit d’effacement
Il vous est possible de demander l’effacement de vos Données ou la limitation du traitement de celles-ci dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des Données.
7.5 Droit à la portabilité
Vous avez également droit à la portabilité de vos Données dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des Données.

8. Comment faire valoir vos droits ?

8.1 En contactant CIVADIS
En envoyant un email à gdpr@civadis.be ou un courrier au Siège de la SA CIVADIS,
Rue de Néverlée 12, à 5020 Namur, à l’attention de Pascal Fiévez, Directeur général – Président du Comité de direction.
Si vous nous contactez afin d’exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
8.2 En contactant notre DPO
Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous désirez obtenir plus d’informations, il vous est également loisible d’adresser une demande datée et signée à l’attention du Data Protection Officer (DPO) de CIVADIS :
GDPR Agency, Chemin du Cyclotron, 6 à 1348 Louvain-la-Neuve, à l’attention de Christian DERAUW
Tél. + 32 10 87.11.70
eMail : dpo@civadis.be
8.3 En contactant l’Autorité de protection des données
Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles,
Tél. + 32 2 274 48 00
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

9. Comment restez-vous au courant des modifications de la présente politique ?

Cette Politique est susceptible de faire l’objet de modifications. Vous pouvez toujours consulter la version la plus récente de notre Politique sur notre Site Web. Par ailleurs, nous ferons de notre mieux pour vous tenir au courant des modifications les plus importantes via d’autres canaux de communication.

10. Comment nous contacter ?

Le responsable de traitement de vos Données (CIVADIS SA, ayant son siège social Rue de Néverlée, 12, à 5020 Namur) et son délégué à la protection des Données (GDPR Agency SPRL, 6, Chemin du Cyclotron à 1348 Louvain-la-Neuve) se tiennent à votre disposition pour toute question et, moyennant justification de votre identité, pour toute demande relative aux droits repris ci-dessus

11. Utilisation de cookies

Lors de la consultation de l’un de nos sites, des informations sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés par nous ou par des tiers sur votre ordinateur, tablette ou mobile.

11.1 COOKIES TECHNIQUES ET FONCTIONNEL
Les cookies techniques comprennent :

  • Les cookies nécessaires à la navigation efficiente sur nos sites Web ;
  • Les cookies de fonctionnalité qui vous donnent accès à des fonctionnalités spécifiques lorsque vous les demandez (comme vous reconnaître), améliorent votre confort de navigation et les performances de votre navigateur.

Ils permettent de :

  • Naviguer de manière rapide et efficace entre les différentes rubriques au sein du site Internet et à vous aider à revenir aux pages précédentes ;
  • Adapter la présentation des sites aux préférences d’affichage de votre terminal en les mémorisant (par ex localisation, données de navigation…);
  • Mémoriser les informations relatives à un formulaire rempli sur nos sites ;
  • Vérifier de manière sûre votre identité avant d’accorder l’accès à vos informations personnelles lorsqu’un compte personnel a été créé.


11.1.1 Liste des Cookies
Si vous configurez votre navigateur pour bloquer tout cookie quelconque, certaines rubriques des sites web (site Internet /Site Extranet) ne fonctionneront pas comme il se doit.

11.1.2 Durée
Les cookies strictement nécessaires (techniques) ont une durée de vie égale au temps de la session ; les cookies de fonctionnalité le temps de la session, quelques heures et au maximum une année.

11.2 COOKIES POUR MESURER L’UTILISATION DE NOTRE SITE WEB
Afin de déterminer quelles parties du site Web sont les plus intéressantes pour nos visiteurs, nous essayons d’analyser comment les visiteurs consultent notre site Web.
Ces cookies sont utilisés pour :

  • Suivre le nombre de visiteurs de nos pages Web ;
  • Suivre le temps que chaque visiteur passe sur nos pages Web ;
  • Optimiser le site Web.

Ces statistiques et autres rapports ne sont transmis qu’au personnel en charge de la gestion de notre site Web et au service commercial de CIVADIS.
Vous trouverez ci-dessous une liste des cookies que nous utilisons dans cette catégorie et à quelles fins : Google Analytics
Pour les cookies que nos tiers placent et les données qu’ils recueillent éventuellement avec eux, nous vous invitons à consulter les déclarations que ces tiers font sur leur propre site Web à ce sujet.

11.3 COOKIES RESEAUX SOCIAUX
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